Jesteś gotowy na KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które zrewolucjonizuje sposób wystawiania i udostępniania faktur. KSeF wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które początkowo funkcjonują obok tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych. Ma to zapewnić bardziej przejrzysty i zautomatyzowany system fakturowania, co pozwoli na szybszą weryfikację dokumentów oraz lepsze zarządzanie finansami. Dla części firm KSeF będzie obowiązkowy od lutego 2026 roku, dlatego warto już się przygotować, aby uniknąć stresu i zapewnić płynne przejście na nowe zasady.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury te, w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), są publikowane w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Obecnie, faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych faktur papierowych oraz istniejących faktur elektronicznych. Z czasem mają jednak zostać wprowadzone jako obowiązkowy sposób fakturowania. Chcesz oszczędzić sobie stresu i problemów technicznych? Wprowadź KSeF już teraz!
Od kiedy muszę używać KSeF?
Podpisana ustawa przesuwa datę obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki temu przedsiębiorcy mogą lepiej zapoznać się z propozycjami zmian i przeprowadzić rzetelne konsultacje. KSeF ma wejść do obowiązkowego użytku dwuetapowo:
- Od 1 lutego 2026 r.: dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczy 200 mln złotych w 2025 r.
- Od 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców.
Nie chcesz czekać na ostatnią chwilę? Skontaktuj się z nami i zacznij wdrażać KSeF w Twojej firmie!
Czy KSeF mnie obowiązuje?
W pierwszym etapie wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) masz wybór: możesz zdecydować, czy chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, czy pozostać przy dotychczasowych rozwiązaniach. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, a także podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP. Warto rozważyć przystąpienie do KSeF już teraz, aby zyskać czas na zapoznanie się z systemem i usprawnić procesy fakturowania.
Samofakturowanie w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przewidziana jest procedura samofakturowania. Sprzedawca, który uprawnia nabywcę do samofakturowania, musi nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę lub przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF. W przypadku samofakturowania, uzyskane numery KSeF nie muszą być przesyłane do dostawcy. Sprzedawca będzie miał jednak dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania bez konieczności otrzymywania numerów KSeF.
Autoryzacja w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) autoryzacja może odbywać się zarówno per osoba, jak i per firma. Osoby fizyczne oraz podmioty inne niż osoby fizyczne mają możliwość korzystania z KSeF, jednakże wymagane jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmioty, które nie są osobami fizycznymi, mogą uwierzytelniać się w systemie za pomocą pieczęci kwalifikowanej. W przypadku, gdy podmiot nie korzysta z pieczęci kwalifikowanej, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA, w którym określona osoba fizyczna zostanie wyznaczona do korzystania z KSeF w imieniu podmiotu. Natomiast, osoby fizyczne (również te działające w ramach podmiotu) mogą być autoryzowane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub poprzez API przy użyciu wcześniej wygenerowanego tokenu. Dzięki temu zróżnicowaniu procedur autoryzacji, korzystanie z KSeF jest dostępne dla różnych typów użytkowników, zarówno indywidualnych, jak i korporacyjnych.
Co jeśli nie będę korzystać z KSeF?
Jeśli nie będziesz wystawiał faktur za pomocą KSeF, narazisz się na ryzyko kary pieniężnej. Chociaż KSeF obecnie nie jest jeszcze obowiązkowy, od 2026 roku wprowadzone zostaną kary dla podatników, którzy nie będą przestrzegać nowych regulacji. Jeśli nie będziesz wystawiał faktur za pomocą KSeF lub zrobisz to w sposób niezgodny z wymaganiami, naczelnik urzędu skarbowego będzie uprawniony do nałożenia na Ciebie kary pieniężnej. Ta kara może wynosić nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% kwoty należności ogółem na fakturze bez wykazanego podatku. Dlatego ważne jest, abyś był świadomy konsekwencji nieprzestrzegania nowych przepisów, które wkrótce wejdą w życie.
KSeF a biuro rachunkowe
Krajowy System e-Faktur (KSeF) otwiera nowe możliwości również dla biur rachunkowych, wprowadzając rewolucję w sposobie prowadzenia księgowości. W przypadku biura rachunkowego, obowiązki w procesie fakturowania są nieco inne. Choć główna odpowiedzialność leży po stronie przedsiębiorcy, biuro rachunkowe ma pewne zadania do wykonania. Przede wszystkim zapewniamy, że program do fakturowania, który udostępnia klientom, jest zintegrowany z KSeF. Znamy również aktualne zasady pobierania faktur kosztowych z KSeF. Jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w przechodzeniu na nowy system, zapraszamy do kontaktu!
Co zyskam, dzięki KSeF?
Automatyzacja wymiany dokumentów księgowych w KSeF ułatwi proces płatności, a faktury będą generowane w jednolitym formacie, co zapewni spójność i uproszczenie w zarządzaniu dokumentami. Unikalny numer KSeF nadany każdej fakturze ułatwi identyfikację i monitorowanie transakcji. Dodatkowo, e-Faktury zostaną uznane za wystawione w dniu przesłania ich do systemu, co uproszcza procesy księgowe. Dzięki możliwości sprawdzenia treści faktur w czasie rzeczywistym, ryzyko błędów ludzkich zostanie zminimalizowane, a konieczność drukowania i ręcznego wprowadzania danych do systemów księgowych zostanie zlikwidowana. Eliminacja potrzeby archiwizowania faktur przez przedsiębiorców oraz skrócenie terminu zwrotu podatku VAT zwiększą płynność finansową firm. Dodatkowo, spójność przepisów księgowych w UE ułatwi współpracę z partnerami zagranicznymi.
Wdrożenie e-faktur w firmie
Wdrożenie e-faktur w firmie to proces wymagający kompleksowego podejścia i zaangażowania, dlatego przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania. Przede wszystkim, konieczne jest dostosowanie zaplecza technologicznego. Ważnym krokiem jest również wprowadzenie lub dostosowanie procedur operacyjnych, przeszkolenie pracowników oraz merytoryczna weryfikacja danych, które będą szczegółowo przekazywane w formie e-Faktur do organów kontrolnych.
W praktyce, przygotowanie średniego lub dużego przedsiębiorstwa do obsługi e-Faktur zajmuje około 6-9 miesięcy, obejmując wdrożenie odpowiedniego rozwiązania IT, przygotowanie procesowo-podatkowe, testowanie nowych rozwiązań oraz szkolenie pracowników. Nie czekaj na ostatnią chwilę – zacznij dostosowywać swoją firmę do nowych wymogów, aby zapewnić jej sprawne funkcjonowanie w przyszłości.
Porządek w fakturach – korzyści dla firmy
Utrzymanie porządku w fakturach dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) przynosi firmom liczne korzyści. Przede wszystkim, skrócony zostaje termin zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni. Wprowadzenie jednego standardu faktury minimalizuje błędy na dokumentach, a przekształcenie papierowych i PDF-owych faktur w dane cyfrowe eliminuje konieczność wysyłania ich pocztą czy e-mailem. Szybkość wymiany danych między kontrahentami znacznie się zwiększa, co przyspiesza wzajemne rozliczenia i automatyzuje procesy księgowe. Dzięki KSeF, faktury nie mogą się zgubić ani zniszczyć, a wgląd w ścieżkę obiegu dokumentu zapewnia jego dotarcie do odbiorcy. Poprawki w fakturach można wprowadzać wyłącznie za pomocą faktur korygujących, eliminując noty korygujące. Ponadto, nie ma już konieczności archiwizowania faktur papierowych – KSeF przechowuje je przez 10 lat, co eliminuje potrzebę dodatkowych systemów archiwizacji.
Bezpieczny start z KSeF
Proces testowania platformy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) trwa, a od stycznia 2022 r. usługa jest dostępna dla przedsiębiorstw, które chcą dobrowolnie przesyłać i odbierać elektroniczne faktury. Od 2026 roku KSeF zacznie być obowiązkowy, ale warto pomyśleć o tym już teraz. W praktyce oznacza to, że dostawcy i kupujący nie będą wymieniać bezpośrednich dokumentów faktur ani informacji, ponieważ wszystkie czynności będą odbywać się za pośrednictwem KSeF. Aby zapewnić płynne przejście, firmy muszą wystawiać faktury w standardowym formacie krajowym (FA_VAT) i mieć możliwość odbierania wiadomości zwrotnych z KSeF. Jako biuro rachunkowe specjalizujące się we wdrażaniu KSeF, pomożemy Twojej firmie przygotować się na te zmiany, zapewniając bezpieczny i skuteczny start z nowym systemem.
Jesteś z Bydgoszczy?
Skontaktuj się z nami!