Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami wobec instytucji publicznych. Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że poza kontrolą skarbową może spotkać ich również kontrola ZUS. Celem takiej kontroli jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się z zadań oraz obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.

Czego dotyczy kontrola ZUS?

Zakres kontroli przeprowadzanej przez inspektorów ZUS jest szeroki. Kontrolerzy mogą badać prawidłowość zgłaszania pracowników do systemu ubezpieczeń społecznych, sprawdzać, czy przedsiębiorca jako płatnik prawidłowo oblicza, potrąca oraz opłaca składki za zatrudnione osoby. Kontrola może również objąć ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, prawidłowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń oraz zgłaszanie danych. W przypadku płatników zalegających z opłatą należności, kontrola może obejmować także oględziny składników majątku.

Kontrola ZUS nie rozpoczyna się bez uprzedzenia. Przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Po doręczeniu takiej informacji inspektorzy mogą rozpocząć czynności najwcześniej po upływie siedmiu dni, jednak nie później niż po trzydziestu dniach. Z zawiadomienia przedsiębiorca dowie się, jaki będzie zakres kontroli, przewidywany czas jej trwania oraz kim są kontrolujący.

Jak przygotować się na kontrolę z ZUS-u?

Kluczowe znaczenie ma uporządkowanie pełnej dokumentacji pracowniczej, w tym umów o pracę, ewidencji czasu pracy, list płac, zaświadczeń lekarskich oraz wniosków urlopowych. Przedsiębiorca powinien również przygotować wszystkie dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS, takie jak ZUA, ZZA, RCA, DRA, RZA czy ZWUA, a także dowody opłacenia składek. Warto sprawdzić kompletność dokumentów księgowych potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz podstawy ich ustalania, a także umowy cywilnoprawne, jeśli firma zatrudnia osoby na podstawie zleceń czy umów o dzieło. 

Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na najczęstsze błędy wykrywane podczas kontroli, takie jak nieprawidłowa weryfikacja składek ubezpieczeniowych, błędne podstawy wymiaru, braki w dokumentacji pracowniczej czy opóźnienia w zgłaszaniu nowych pracowników do systemu ubezpieczeń. Inspektor ZUS może pojawić się zarówno po wcześniejszym zawiadomieniu, jak i bez zapowiedzi, dlatego warto na bieżąco prowadzić dokumentację i dbać o prawidłowe rozliczanie składek.

Obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli

Kontroli dokonują inspektorzy oddelegowani przez ZUS. Przedsiębiorca ma prawo przyjąć kontrolujących w miejscu prowadzenia działalności lub, po wyrażeniu zgody w formie pisemnej, czynności mogą odbyć się w siedzibie ZUS. Przedsiębiorca musi udostępnić wszelkie dokumenty związane z zakresem kontroli, sporządzić kopie dokumentów, zapewnić warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz udzielać wyjaśnień. Jeżeli dokumentacja sporządzona jest w języku obcym, należy przedstawić jej tłumaczenie na język polski.

Kontrola ZUS sięga zwykle nie dalej niż poprzednich pięciu lat. Dokumenty takie jak deklaracje ZUS-DRA oraz miesięczne raporty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Dokumentacja pracownicza podlega przechowywaniu przez okres pięćdziesięciu lat od zakończenia pracy pracownika. Dotyczy to list płac, kart wynagrodzeń czy umów zleceń. Obsługując kadry i płace w Bydgoszczy doskonale pamiętamy, że wymaga to szczególnej staranności w archiwizowaniu dokumentów. Warto również przechowywać potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe potwierdzające opłacanie składek.

Czas trwania kontroli zależy od wielkości przedsiębiorstwa. U mikroprzedsiębiorców kontrola nie powinna przekroczyć dwunastu dni roboczych, u małych przedsiębiorców osiemnastu dni, u średnich dwudziestu czterech dni, a u pozostałych czterdziestu ośmiu dni roboczych.

Protokół kontroli

Zakończenie czynności kontrolnych polega na sporządzeniu protokołu zawierającego zakres kontroli, czas trwania, opis ustaleń z podaniem podstaw prawnych oraz pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń. Protokół sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Dzień otrzymania protokołu uznaje się za dzień zamknięcia kontroli.

Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z wynikiem kontroli, ma możliwość wyrażenia zastrzeżeń w ciągu czternastu dni od otrzymania protokołu. Inspektor ma obowiązek rozpatrzyć sprzeciw i informuje przedsiębiorcę o wyniku na piśmie. W takich sytuacjach wsparcie ze strony specjalistów, jak nasze biuro podatkowe w Bydgoszczy oferujące kompleksową obsługę, może okazać się nieocenione.

W ciągu trzydziestu dni od otrzymania protokołu przedsiębiorca zgadzający się z wynikiem kontroli musi złożyć dokumenty korygujące. Jeśli płatnik nie wywiąże się z obowiązków, inspektor ZUS wydaje decyzję, po której uprawomocnieniu przedsiębiorca ma kolejne trzydzieści dni na dokonanie korekt.

Kto jest narażony na kontrolę?

Płatnicy prowadzący jednoosobową działalność i odprowadzający składki wyłącznie na własne ubezpieczenia zwykle są bezpieczni – ZUS nie wszczyna wobec nich postępowania kontrolnego. Jednak przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą być przygotowani na kontrolę. Dlatego tak ważne jest przechowywanie dokumentów oraz systematyczne prowadzenie rozliczeń z ZUS.