Obowiązki związane z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych to dla wielu przedsiębiorców źródło stresu i niepewności. Złożone przepisy, comiesięczne rozliczenia, ryzyko pomyłek w obliczeniach – wszystko to sprawia, że PFRON bywa postrzegany jako jeden z bardziej wymagających obszarów prowadzenia firmy. Profesjonalna pomoc w tym zakresie może nie tylko zaoszczędzić czas, ale także uchronić przed kosztownymi błędami i sankcjami.
Kiedy w ogóle trzeba myśleć o PFRON-ie?
Obowiązek wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, którzy jednocześnie nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Ten wskaźnik wynosi 6% ogólnego stanu zatrudnienia, a w przypadku szkół, przedszkoli czy żłobków – jedynie 2%. Co istotne, liczy się faktyczne zatrudnienie przeliczone na etaty, więc firma może mieć więcej pracowników, ale jeśli część z nich pracuje na część etatu, może nie przekroczyć progu 25 etatów.
Ustalenie, czy firma podlega tym regulacjom, wymaga precyzyjnego przeliczenia stanu zatrudnienia. Nie wlicza się tu osób na umowach cywilnoprawnych, pracowników na urlopach rodzicielskich czy wychowawczych, ani zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Już na tym etapie łatwo o pomyłkę, która może prowadzić do błędnego założenia, że firma jest zwolniona z obowiązku wpłat.
Obliczanie składki to nie tylko matematyka
Wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON to iloczyn trzech zmiennych: 40,65% przeciętnego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, różnicy między wymaganą a rzeczywistą liczbą zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami oraz liczby pełnych etatów w firmie. Brzmi skomplikowanie? Bo jest skomplikowane. Przeciętne wynagrodzenie zmienia się kwartalnie, co oznacza, że składka również podlega regularnym aktualizacjom. Każdy błąd w obliczeniach może skutkować niedopłatą lub przepłaceniem, a w konsekwencji – problemami z urzędem.
Dodatkowo pracodawca musi pamiętać o terminowym składaniu deklaracji INF-D-P do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek wpłaty. Spóźnienie lub błędne dane w deklaracji mogą prowadzić do kar finansowych. W tym obszarze kompetentny księgowy w Bydgoszczy sprawdzi aktualną stawkę wynagrodzenia, dokładnie przeliczy etaty i zadba o terminowe przesłanie wszystkich dokumentów.
Zwolnienia i ulgi, o których warto wiedzieć
Nie każdy pracodawca, który zatrudnia 25 osób i nie osiąga wskaźnika 6%, musi płacić pełną składkę. Istnieją zwolnienia dla podmiotów prowadzących domy pomocy społecznej, hospicja czy zakłady opiekuńczo-lecznicze, o ile nie działają dla zysku. Przedsiębiorstwa w likwidacji lub w upadłości również są zwolnione z tego obowiązku. Problem w tym, że niewiele firm wie o tych możliwościach lub nie potrafi sprawdzić, czy się do nich kwalifikują.
Jeszcze bardziej skomplikowana jest kwestia obniżania składek. Pracodawca zatrudniający co najmniej 30% pracowników z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może obniżyć swoje wpłaty poprzez wystawienie informacji INF-U kontrahentom kupującym jego usługi lub produkcję. Mechanizm ten wymaga jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji, terminowego przesyłania informacji INF-1-U do PFRON oraz dopilnowania, by kwota obniżenia nie przekroczyła wartości netto faktury. To kolejny obszar, w którym pomoc specjalisty jest nieoceniona.
Sprawozdania finansowe – obowiązek, o którym łatwo zapomnieć
Przedsiębiorcy ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami muszą pamiętać także o corocznym składaniu sprawozdań finansowych do PFRON. Dotyczy to firm, które nie są mikro- ani małymi przedsiębiorcami i zatrudniają co najmniej 25 osób. Termin to 15 lipca każdego roku. Jeśli firma składa sprawozdanie do KRS, dokument trafia automatycznie do PFRON. W przeciwnym razie trzeba przesłać go elektronicznie, podpisując kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Zapomnienie o tym obowiązku może skutkować wstrzymaniem dofinansowania, co dla wielu firm oznacza istotne problemy finansowe. Dlatego dobrze jest mieć kogoś, kto systematycznie monitoruje wszystkie terminy i dba o terminowe składanie wszystkich wymaganych dokumentów.
Co zyskujesz, korzystając z profesjonalnych usług księgowych?
Przede wszystkim – spokój. Gdy wiesz, że ktoś kompetentny zadba o poprawne obliczenie składki, terminowe złożenie deklaracji i wykorzystanie wszystkich dostępnych ulg, możesz skupić się na rozwijaniu biznesu. Profesjonalna obsługa to także minimalizacja ryzyka błędów, które mogą kosztować znacznie więcej niż usługi księgowe w Bydgoszczy.
Kompleksowa pomoc obejmuje nie tylko comiesięczne rozliczenia, ale także doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów związanych z PFRON-em, analizę opłacalności zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami oraz wsparcie w kontaktach z urzędami. To szczególnie ważne w sytuacjach spornych, gdy urząd kwestionuje wysokość składki lub sposób jej obliczenia.
Warto również pamiętać, że przepisy podatkowe i związane z PFRON-em często się zmieniają. Śledzenie nowelizacji, interpretacji i orzeczeń to praca na pełen etat. Dla przedsiębiorcy, który ma wiele innych obowiązków, jest to praktycznie niemożliwe do zrealizowania samodzielnie.
Dla kogo taka pomoc ma największy sens?
Z pewnością dla firm zatrudniających od kilkunastu do kilkudziesięciu pracowników, które balansują na granicy obowiązku wpłat lub chcą zoptymalizować swoje koszty poprzez zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami. Również dla tych, którzy ubiegają się o dofinansowania i muszą spełniać szereg wymogów sprawozdawczych. Nowoczesne biuro oferuje zdalne wsparcie, co oznacza, że lokalizacja nie ma znaczenia – dokumenty można przesyłać elektronicznie, a kontakt odbywa się telefonicznie lub mailowo.
Dla startupów i rozwijających się firm to także szansa na zbudowanie prawidłowych procesów od samego początku. Zamiast uczyć się na własnych błędach, lepiej skorzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów, którzy codziennie zajmują się tego typu sprawami.
