Każda firma – niezależnie od branży i etapu rozwoju – musi zadbać o swoją księgowość. Właściciele małych i średnich przedsiębiorstw stają przed wyborem: zatrudnić księgową na etat czy nawiązać współpracę z zewnętrznym biurem podatkowym? To decyzja, która wpływa nie tylko na koszty prowadzenia działalności, ale także na bezpieczeństwo podatkowe, komfort codziennej pracy i możliwości rozwoju firmy. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową analizę obu opcji, aby pomóc przedsiębiorcom świadomie dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do ich potrzeb.
Czym różni się księgowa na etacie od biura podatkowego?
Zatrudnienie księgowej na etacie oznacza, że dana osoba staje się pracownikiem firmy – pracuje w jej siedzibie lub zdalnie, ale jest dostępna na wyłączność. Odpowiada za codzienną obsługę finansowo-księgową i często również za kontakty z urzędami. W przypadku biura podatkowego, przedsiębiorca zleca prowadzenie ksiąg zewnętrznej firmie, która świadczy usługi księgowe wielu podmiotom. Taki model opiera się na outsourcingu i często obejmuje szerszy zakres kompetencji – od kadr i płac po doradztwo podatkowe.
Koszty zatrudnienia – istotny czynnik decyzyjny
Dla wielu właścicieli firm koszt jest jednym z głównych kryteriów wyboru formy prowadzenia księgowości. Zatrudnienie księgowej wiąże się z koniecznością wypłaty wynagrodzenia, opłacenia składek ZUS, zapewnienia stanowiska pracy, licencji na programy księgowe oraz pokrywania kosztów szkoleń. W sytuacji choroby lub urlopu pracownika mogą pojawić się też wydatki związane z zastępstwami. Biuro podatkowe oferuje zwykle miesięczną opłatę abonamentową uzależnioną od liczby dokumentów i zakresu usług. W praktyce, dla małych i średnich firm, koszty współpracy z biurem są niższe niż utrzymanie pracownika etatowego – szczególnie jeśli nie ma potrzeby stałego nadzoru nad księgowością.
Zakres usług i dostępność kompetencji
Indywidualna księgowa, nawet bardzo doświadczona, ma ograniczony zakres specjalizacji. W przypadku bardziej złożonych problemów podatkowych, spraw kadrowych czy kontroli z urzędów, może być potrzebna pomoc zewnętrzna. Z kolei biura podatkowe zatrudniają zespoły ekspertów – specjalistów od rozliczeń VAT, PIT i CIT, kadrowców, a niekiedy także prawników czy doradców biznesowych. Dzięki temu klient biura ma dostęp do szerszej wiedzy i może liczyć na kompleksową obsługę – niezależnie od tego, czy potrzebuje sporządzenia umowy o pracę, wyliczenia składek ZUS, czy analizy skutków podatkowych nowej inwestycji.
Ciągłość obsługi i bezpieczeństwo współpracy
Jedną z największych zalet współpracy z biurem podatkowym jest zapewnienie ciągłości obsługi. Przedsiębiorca nie musi martwić się o to, co się stanie, gdy jego księgowa zachoruje lub odejdzie z pracy. W biurze zawsze znajdzie się ktoś, kto przejmie prowadzenie dokumentacji i kontakt z urzędami. Co więcej, profesjonalne biura podatkowe posiadają obowiązkowe ubezpieczenie OC – w przypadku błędu to one ponoszą odpowiedzialność finansową, nie klient. W modelu etatowym, odpowiedzialność za ewentualne pomyłki księgowej spoczywa zwykle na przedsiębiorcy, nawet jeśli ich nie zauważył w porę. Dla lokalnych firm profesjonalna firma księgowa z Bydgoszczy może je w dużej mierze odciążyć i pozwolić przedsiębiorcom skoncentrować się na innych obowiązkach.
Elastyczność i skalowalność usług
Współczesne firmy potrzebują elastyczności – sezonowość, szybki rozwój, zmieniająca się liczba pracowników czy wchodzenie na nowe rynki wymagają możliwości łatwego dostosowania zakresu usług księgowych. Biuro podatkowe oferuje tę elastyczność – można zmieniać pakiet usług w zależności od bieżących potrzeb, bez konieczności zatrudniania lub zwalniania pracowników. Księgowa na etacie może nie być w stanie obsłużyć dużego wzrostu ilości dokumentów lub nowych obowiązków, a zatrudnienie drugiej osoby to dodatkowy koszt i czas potrzebny na wdrożenie.
Komunikacja i kontrola nad dokumentacją
Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że korzystanie z usług biura podatkowego ogranicza ich dostęp do informacji finansowych i dokumentów. W rzeczywistości nowoczesne biura oferują wygodny dostęp online do dokumentacji, a kontakt z opiekunem klienta może odbywać się telefonicznie, mailowo lub przez dedykowaną platformę. Zatrudnienie księgowej w firmie daje większą kontrolę nad przepływem informacji i możliwość osobistego nadzoru. Jednak wymaga to także większego zaangażowania ze strony właściciela i często wiąże się z dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi.
Jak dobrać rozwiązanie do etapu rozwoju firmy?
Początkujący przedsiębiorcy i właściciele małych firm zwykle nie potrzebują pełnoetatowego pracownika do spraw księgowości. Ich potrzeby są często ograniczone do podstawowych rozliczeń, deklaracji VAT i PIT oraz obsługi jednej–dwóch umów. W takim przypadku bardziej opłacalna i praktyczna jest współpraca z biurem podatkowym. Wraz z rozwojem działalności, rosnącą liczbą pracowników, klientów i faktur, firma może potrzebować bardziej zindywidualizowanego podejścia. Dla części przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem może być model hybrydowy – np. stała współpraca z biurem i dodatkowo zatrudnienie wewnętrznego specjalisty od kontrolingu lub kadr.
Księgowa na etacie vs. biuro podatkowe: co się bardziej opłaca?
Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie dla wszystkich firm. Wybór pomiędzy zatrudnieniem księgowej a współpracą z biurem podatkowym zależy od indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa, jego struktury, planów rozwojowych i oczekiwań wobec obsługi księgowej. Dla większości małych i średnich firm, które nie chcą ponosić wysokich kosztów stałych, ale oczekują profesjonalnej obsługi i bezpieczeństwa, lepszym wyborem będzie biuro podatkowe w Bydgoszczy. Natomiast przedsiębiorstwa o bardziej rozbudowanej strukturze, dla których kluczowa jest pełna kontrola nad danymi i szybki dostęp do dokumentów, mogą zdecydować się na zatrudnienie księgowej. Niezależnie od wyboru, najważniejsze jest, aby współpraca była oparta na zaufaniu, kompetencjach i realnym wsparciu dla biznesu.
